Kunden und Projekte
Behalte Zeit und Budget deiner Projekte im Blick.
Erfasse, wie viel Zeit dein Team für einzelne Kunden und Projekte aufwendet. Verwalte Budgets und Stundensätze und stelle die erfassten Leistungen für die Abrechnung zusammen.
In Pro und Enterprise enthalten
Ohne Zahlungsdaten für die Testphase. Die Testphase geht nicht automatisch in einen kostenpflichtigen Vertrag über.
Produktvorschau mit Beispieldaten
Musterunternehmen
Website überarbeiten- Erfasst
- 16:00 h
- Verbleibend
- 4:00 h
- Budget
- 20:00 h
Stundenbudget · 80 %
- Konzeption4:00 h
- Gestaltung7:00 h
- Umsetzung5:00 h
Musterunternehmen · Gestaltung
läuft
Beispiel eines Timers. Es wird nichts gebucht.
- Konzeption4:00 h
- Gestaltung7:00 h
- Umsetzung5:00 h
Zusammen 16:00 Stunden erfasste Projektzeit.
Musterunternehmen · Website überarbeiten
6. bis 8. Oktober 2026 · internes Dokument, kein Steuerbeleg
| Tätigkeit | Stunden | Betrag |
|---|---|---|
| Konzeption | 4:00 | 360,00 € |
| Gestaltung | 7:00 | 630,00 € |
| Umsetzung | 5:00 | 450,00 € |
| Summe | 16:00 | 1.440,00 € |
Kunden und Projekte an einem Ort verwalten
Lege deine Kunden und Projekte in RunMyTime an und ordne die erfassten Zeiten den passenden Tätigkeiten zu. Häufig verwendete Projekte kannst du als Favoriten hinterlegen.
- Kunden und Projekte übersichtlich verwalten.
- Zeiten einzelnen Tätigkeiten zuordnen.
- Häufig verwendete Projekte schnell wiederfinden.
Favoriten erscheinen im Schnellstart, zusammen mit zuletzt genutzten Projekten.
Zeige, wie viel Arbeit in einem Auftrag steckt.
Starte den Timer für das Projekt, an dem du gerade arbeitest. Beim Wechsel zum nächsten Projekt endet der bisherige Timer. So bleibt nachvollziehbar, wofür die erfasste Zeit verwendet wurde.
Projektzeiten ergänzen die Zuordnung deiner Arbeitszeit. Sie werden nicht zusätzlich auf die Arbeitsstunden aufgeschlagen.
Zugeordnet ist die Zeit, in der ein Projekttimer lief. Arbeitszeit ohne Projekttimer bleibt als noch nicht zugeordnet sichtbar. Liegt ein Projekteintrag außerhalb der erfassten Arbeitszeit, kennzeichnet RunMyTime den Eintrag.
Wenn sich Einträge überschneiden
Für dieselbe Person kann zur selben Zeit nur eine Arbeitszeit und nur eine Projektzeit gelten. Eine Eingabe, die sich mit einem vorhandenen Eintrag deckt, wird nicht gespeichert.
RunMyTime zeigt dann den Hinweis, dass sich der Eintrag mit einem vorhandenen Eintrag überschneidet. Die bisherige Erfassung bleibt unverändert.
Beispiel
Musterunternehmen · Gestaltung
läuft
Der angezeigte Timer bucht nichts. Beim Projektwechsel endet der bisherige Timer.
Erfasste Tätigkeiten
- Konzeption4:00 h
- Gestaltung7:00 h
- Umsetzung5:00 h
4 + 7 + 5 Stunden = 16:00 Stunden.
Erkenne, wie viel Budget noch übrig ist.
Hinterlege ein Stunden- oder Geldbudget für dein Projekt. Die Übersicht zeigt, wie viel davon bereits verbraucht wurde und welcher Spielraum noch bleibt.
Bei den hinterlegten Budgetgrenzen erscheint beim Start des Projekttimers ein Hinweis. Du kannst die Zeiterfassung anschließend fortsetzen.
Der Hinweis erscheint ab 80 Prozent und erneut, wenn das Budget 100 Prozent erreicht oder überschritten hat. Das gilt für das Stundenbudget und, sofern ein Geldbudget hinterlegt ist, auch dafür.
Geldbudget und Stundensätze in Pro und Enterprise
Es werden keine E-Mails verschickt und die Erfassung wird nicht gesperrt.
Passende Stundensätze hinterlegen
Lege Stundensätze für deine Projekte, Tätigkeiten oder Mitarbeiter fest. RunMyTime verwendet bei der Erfassung den jeweils zutreffenden Satz und hält ihn am Zeiteintrag fest.
Wenn du später einen Stundensatz änderst, bleiben die bereits erfassten Werte erhalten.
So wird der Stundensatz ausgewählt
Für den Tag des Eintrags zählen nur Sätze, deren Gültigkeit diesen Tag einschließt. Eine Personenangabe wiegt stärker als eine Projektangabe, eine Projektangabe stärker als eine Tätigkeitsangabe. Die zutreffenden Angaben werden zusammengezählt. Es gilt der Satz mit der höchsten Summe. Bei gleicher Summe gilt der spätere Beginn.
Daraus ergibt sich diese Reihenfolge:
- Person, Projekt und Tätigkeit
- Person und Projekt
- Person und Tätigkeit
- nur diese Person
- Projekt und Tätigkeit
- nur dieses Projekt
- nur diese Tätigkeit
- ein Satz ohne diese drei Angaben, für das ganze Unternehmen
Ändern sich Projekt, Tätigkeit, Person oder Datum, wird der Satz neu ermittelt. Eine reine Änderung der Dauer behält den festgehaltenen Satz und rechnet den Betrag neu.
Nicht abrechenbare Einträge zählen beim Leistungswert mit 0 €. Die internen Kosten werden davon unabhängig festgehalten.
Projektaufwand wirtschaftlich einschätzen
Vergleiche den Wert der abrechenbaren Leistungen mit den hinterlegten internen Kosten. So kannst du den erfassten Aufwand deiner Kundenprojekte besser einschätzen.
Interne Kostensätze sehen nur Personen mit der entsprechenden Berechtigung. In der Anwendung sind das Verwaltung und Office.
Neue Projekte mit einer Vorlage starten
Speichere wiederkehrende Projektstrukturen als Vorlage. Aufgaben, Tätigkeiten, Budgets und projektspezifische Stundensätze kannst du für ein neues Projekt übernehmen.
Bestehende Projekte bleiben dabei unverändert.
-
Vorlage auswählen
Du startest bei einer gespeicherten Vorlage. RunMyTime legt daraus nicht von selbst weitere Projekte an.
-
Neues Projekt anlegen
Du vergibst den Namen und wählst den Kunden. Optional legst du die Projektleitung fest.
-
Angaben ergänzen
Die Mitarbeiterzuordnung des Ausgangsprojekts wird nicht übernommen. Du kannst sie am neuen Projekt festlegen. Übernommene Stundensätze gelten ab dem Tag der Anlage. Sätze nur für eine Person gehören nicht zur Vorlage.
Erfasste Leistungen für die Abrechnung zusammenstellen
Fasse abgeschlossene, abrechenbare Projektzeiten in einem Leistungsnachweis zusammen. Du kannst die Übersicht als PDF oder CSV herunterladen und für die weitere Bearbeitung verwenden.
RunMyTime erstellt damit einen Leistungsnachweis zur Abrechnungsvorbereitung. Die Kundenrechnung erstellst du anschließend in deinem Rechnungsprogramm.
Als übergeben markierte Einträge erscheinen nicht mehr in der Liste der noch zu übergebenden Leistungen. Die Kennzeichnung setzt eine Begründung voraus und ist Personen in Verwaltung oder Administration vorbehalten.
Die Kennzeichnung bestätigt keine Rechnungsstellung und keinen Zahlungseingang. Das PDF ist ein internes Dokument, kein Steuerbeleg und keine Rechnung. Es ist getrennt von den Rechnungen für den RunMyTime-Tarif.
Leistungsnachweise in Pro und Enterprise
Musterunternehmen · Website überarbeiten
| Tätigkeit | Stunden | Satz | Betrag |
|---|---|---|---|
| Konzeption | 4:00 | 90,00 € | 360,00 € |
| Gestaltung | 7:00 | 90,00 € | 630,00 € |
| Umsetzung | 5:00 | 90,00 € | 450,00 € |
| Summe | 16:00 | 1.440,00 € |
Dieselben Positionen stehen im CSV- und im PDF-Export. Der Export erzeugt keine Kundenrechnung.
Häufige Fragen
Werden Projektzeiten zusätzlich zur Arbeitszeit gezählt?
Nein. Projektzeiten zeigen, welchem Kunden oder Projekt die Arbeit zugeordnet ist. Sie werden nicht zusätzlich auf die erfassten Arbeitsstunden aufgeschlagen.
Ändern neue Stundensätze meine bisherigen Einträge?
Bereits erfasste Einträge behalten die damals gespeicherten Stundensätze und Beträge. Neue Konditionen werden entsprechend ihrer Gültigkeit berücksichtigt.
Erstellt RunMyTime Kundenrechnungen?
RunMyTime stellt erfasste Leistungen für die Abrechnung zusammen. Die Rechnung erstellst du in deinem Rechnungsprogramm.
Können meine Auftraggeber direkt über RunMyTime bezahlen?
Für Projektleistungen ist derzeit keine Zahlungsabwicklung angebunden. Die angezeigten Beträge dienen der Auswertung und der Vorbereitung deiner Abrechnung.
Was passiert, wenn Kostensätze fehlen?
Die Auswertung berücksichtigt nur hinterlegte Kosten. Fehlende Kostensätze werden kenntlich gemacht, damit du die Berechnung richtig einordnen kannst.
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